La digitalización de los documentos

La digitalización de los documentos

Ejemplos de digitalización de documentos hay muchos. Pero hay una imagen que nos puede servir para que nos demos cuenta de su importancia. Seguro que recuerdas cuando el Gobierno elaboraba los Presupuestos Generales del Estado, es decir, las cuentas de todos los españoles. Pues bien, era famosa la imagen de un libro muy grande lleno de páginas que el ministro de Economía siempre llevaba bajo el brazo.

Pues bien, con la llegada de la era digital eso cambió. Y lo que llamó la atención fue como un año el libro gordo de las cuentas de España se resumió en un USB, en un pincho. Y así ha ocurrido con todo en la era que vivimos. Los grandes libros, las grandes enciclopedias se han sustituido por la digitalización. De ahí que hayan surgido empresas que se dedican a ello. Hoy llamamos a la puerta de Gitdoc, que saben muy bien de lo que estamos hablando.

La digitalización de documentos es una forma de capturar y almacenar imágenes utilizando la tecnología computacional.​ Una cámara digital o un escáner sacan una fotografía electrónica, que convierte la imagen del documento en códigos numéricos para que sean tratados por el ordenador mediante un software de captura.​ La información digitalizada queda posteriormente almacenada en diversos soportes que permiten guardar grandes cantidades de datos en poco espacio.

 Por ejemplo la recomendación que nos hace es que los documentos con pocas consultas, solo se digitalizan bajo demanda. Mientras que los documentos consultados con frecuencia (se digitalizan todos). De esta forma esta empresa se determinarán los criterios de clasificación (indexación) para facilitar y agilizar su búsqueda. Como afirman, este sistema reduce los costes de la digitalización de archivos y resuelve las necesidades de consulta.

Reducción de costes

Las herramientas de automatización de procesos de GitDoc, permiten la definición, administración, control de los flujos de trabajo y la automatización de procesos empresariales. Garantizando reducción de costes, eliminación cuellos de botella, medidas correctoras, controles de seguridad y aumento de la productividad.

Además, GitDoc ofrece alojamiento de datos en portal Web, la solución será parametrizada según los criterios del cliente, se realizará la explotación de los documentos electrónicos  sin que el cliente tenga que adquirir ninguna licencia de software, encargándose GitDoc del mantenimiento.

Así, esta empresa de digitalización certificada de archivos y documentos integra la solución GitDoc y los servicios que ofrecemos de una manera no intrusiva con el ERP de cualquier compañía y permite controlar el flujo completo de las facturas recibidas. Además, si se requiere, posibilita el acceso a la información de modo seguro y en cualquier lugar a través del Portal Web de GitDoc.

Ventajas y desventajas

Nos hemos permitido hacer un listado de ventajas y desventajas que nos vamos a encontrar con la digitalización. Hemos intentado ser objetivos, pero tenemos claro que es mejor hacerlo que no hacerlo.

  •     Rápido acceso a múltiples usuarios en todo el mundo
  •     Las imágenes pueden rehacerse y mejorarse electrónicamente
  •     Se pueden obtener copias de alta calidad
  •     La recuperación automatizada facilita la búsqueda de la información
  •     Las imágenes pueden reproducirse muchas veces sin pérdida de calidad
  •     Las imágenes digitales no se deterioran con el uso.

Inconvenientes

Gran inversión para sustentar las tecnologías de conversión y recuperación de registros

  • Faltan estándares en muchas áreas
  • El almacenamiento digital no ofrece características de permanencia: necesita revisión continúa y una transferencia periódica
  • Los sistemas de recuperación se vuelven obsoletos
  • Aunque en disminución progresiva, los costos de producción y almacenamiento son altos
  • El tiempo y los costos para capturar y almacenar imágenes de alta resolución aumentan a medida que aumenta su calidad. Reproducir en color es más costoso.

Como has podido comprobar, La transformación digital es un fenómeno que ha llegado para quedarse y te guste o no, tarde o temprano tendrás que asumir que tu empresa debe adaptarse a los tiempos que corren. A día de hoy, cuando las pymes y la administración están aún rezagadas a dar el impulso que necesitan, supone una gran ventaja frente a la competencia. Es decir, es preferible que desarrolles ahora una estrategia de digitalización plena que lo hagas cuando el 99% de las empresas lo hayan hecho.

¿Qué te ha parecido?  La verdad es que toda empresa que quiera mejorar y sobre todo evolucionar lo que tiene que hacer es digitalizar todos sus documentos. Como le pasó al Gobierno, verá como todo se puede reducir. Adiós al papel con lo que eso supone también para el medio ambiente. Y es que una empresa que piensa en verde también es más empresa.