El trabajo en espacios compartidos ya no es algo raro ni forma parte de una moda pasajera. Lo que debes tener claro es que el coworking ya es una opción real para freelancers, emprendedores, pequeñas empresas o hasta para grandes que desean tener flexibilidad, ubicaciones que estén céntricas y entornos profesionales en los que no haya la carga de gestionar una oficina clásica.
Conociendo a fondo un espacio de coworking
Debemos comenzar por algo básico. Lo primero que debemos saber es que un coworking es fundamentalmente un espacio de trabajo compartido en el que profesionales de distintas empresas o proyectos van a compartir una determinada infraestructura como, por ejemplo, sillas, mesas, internet, salas de reuniones y también zonas comunes.
¿Qué lo distingue de una oficina de toda la vida?
Hay sus diferencias, como que no hay una sola empresa que ocupe la totalidad del espacio y que los usuarios pagan por puestos, despachos o servicios, pero no por el alquiler completo del local en cuestión. Existe una flexibilidad en cuanto a los contratos y a la hora de usar el espacio.
Del mismo modo, también debemos diferenciar al coworking de otras fórmulas existentes:
Oficinas virtuales
Solo oferta domicilio fiscal y gestión de correspondencia, sin necesidad de contar con un puesto de trabajo físico.
Centro de negocios
Incluye oficinas privadas y servicios más de empresa, pero sin que exista el componente de comunidad que suele haber en el coworking.
Coworking
En él se combinan el espacio físico, los servicios y, en muchas ocasiones, una comunidad bastante activa de usuarios.
¿Cuáles son los perfiles que más se benefician de utilizar un coworking?
No todo el mundo necesita un espacio de coworking. Vamos con los perfiles que más lo suelen aprovechar:
Autónomos
Para muchos de nosotros, el trabajo desde casa cuenta con algunas ventajas e inconvenientes, como por ejemplo el aislamiento, problemas para separar la vida personal y laboral o la falta de un entorno profesional para la recepción de clientes.
Mi vecino me comentó que había un coworking cerca llamado Mitre Workspace y me animé a visitarlo. No sabía si este tipo de lugar me convencería, pero ya llevo muchos meses y el hecho de tener un sitio de verdad para poder trabajar con su mesa, silla y conexión fiable, además de poder recibir a clientes en un entorno profesional, me convenció.
Un factor importante también era que quería romper la soledad que impone el teletrabajo, pero sin que ello supusiese tener que asumir el coste de pagar una oficina propia.
Startups y equipos pequeños
Aquí las empresas, en lugar de tener que montar una oficina desde cero, buscando local, alquiler, compra de mobiliario o asumir contratos a largo plazo, lo que pueden es comenzar a trabajar inmediatamente, ampliar o reducir el espacio dependiendo de lo que crezca el equipo, así como convertir los costes fijos en variables, siempre adaptando el gasto a la realidad que tenga el negocio.
Las empresas con equipos distribuidos o en expansión
Lo que utilizan en el coworking es para abrir presencia en otras ciudades sin tener que estar invirtiendo en sus propias oficinas. Se dan opciones de trabajo flexibles a los trabajadores que no desean acudir siempre a la sede central. Es posible además alojar equipos temporales o proyectos más específicos.
Profesionales en transición o con necesidades puntuales
Hay casos que utilizan el coworking de manera ocasional: Las personas que buscan trabajo y que precisan un sitio ordenado para trabajar en ello. Los profesionales que viajan mucho y precisan de un espacio profesional en otra ciudad. Equipos que precisan salas de reunión o espacios para eventos puntuales.
Clases de espacios y tipos de contrato
En el mundo del coworking existen bastantes opciones. El hecho de conocerlas es de gran ayuda para no pagar así por servicios que no vayas a utilizar ni a quedarte corto para lo que necesites.
Puesto flexible (hot desk)
La modalidad más básica es aquella en la que no tienes un sitio fijo, por lo que puedes ocupar cualquier mesa que esté libre en una zona en común.
Estamos ante una buena opción para los freelancers que solo van algunos días a la semana, personas que viajan y que precisen de un espacio ocasional, etc.
Entre sus ventajas está un precio más reducido, mayor flexibilidad y, en cuanto a limitaciones, hay que considerar que no tienes un sitio tuyo como tal y que hay una menor sensación de pertenencia o estabilidad.
Puesto fijo (dedicated desk)
Cuentas con una mesa asignada únicamente para ti, en un espacio compartido. Esto es perfecto para los autónomos que trabajan diariamente en el coworking o pequeños equipos que necesitan algo de estabilidad.
Entre sus puntos positivos está el que pueden dejar el ordenador o documentación varia. Del mismo modo, tiene una sensación mayor de tener “tu sitio” en ese espacio.
Aunque ello supone pagar más que por un puesto flexible, aunque sigues compartiendo zona con otros usuarios.
Despacho privado
Esta es una oficina cerrada dentro del coworking. Únicamente para ti o tu equipo. Estamos ante una opción perfecta para las startups que precisan de privacidad para reuniones y trabajo interno.
Igualmente, es interesante para los equipos pequeños que quieren tener su propia identidad o cuentan con información sensible o tienen necesidad de una mayor concentración.
Lo bueno que tiene es que se dispone de una privacidad mayor en lo acústico y en lo visual, además de que puedes personalizar parcialmente el espacio. Hay una serie de limitaciones, como un precio más alto, así como una menor interacción espontánea con la comunidad del coworking.
Oficina virtual y servicios puntuales
Hay espacios que solo tienen domicilio fiscal, recepción de correspondencia y uso ocasional de las salas de reuniones.
Esto es perfecto para los autónomos o empresas que trabajan desde el hogar, pero quieren tener una dirección profesional. Del mismo modo, también es una buena solución para los equipos que cuentan ya con una oficina, pero que quieren salas para reunirse con la clientela.
Lo interesante es que tiene un coste más reducido y una imagen más profesional sin que ello suponga que cambies tu manera de trabajar.
Entre las limitaciones está no tener sitio de trabajo físico y que dependerás de la disponibilidad de salas para reuniones.
¿Qué servicios suelen incluir (y cuáles no)?
Entre los atractivos que tiene el coworking está que bastantes de los servicios se incluyen en la cuota. Lo cierto es que no todos los espacios ofrecen lo mismo, y algunas cosas pueden terminar siendo extras.
Servicios que se incluyen
- Conexión a Internet de alta velocidad
- Todo el mobiliario básico
- Luz, climatización y servicio de limpieza
- Utilización de zonas comunes
- Recepción básica de paquetes y correspondencia
Servicios que pueden ser extras o estar más limitados.
- Utilización de salas de reuniones que en ocasiones están con horas incluidas y después se pagan aparte.
- Escaneado, impresión y fotocopias
- Taquillas y armarios privados
- Eventos, talleres o actividades de networking.
- Acceso las 24 horas del día y 7 días a la semana (puede haber algunos sitios que tengan horarios restringidos).
Lo suyo es que, antes de que procedas a contratar, preguntes qué es lo que estará incluido y qué no, así como se factura el uso extra de servicios o salas.
¿Cuándo es posible que no sea buena idea el coworking?
Existen algunas situaciones en las que puede que haya otros tipos de opciones más convenientes. Sí, por ejemplo, trabajas siempre desde casa y solo necesitas un espacio cada cierto tiempo, a lo mejor te puede valer con alquilar salas por determinadas horas o utilizar bibliotecas o cafeterías.
Cuando tu equipo sea grande y estable, y tengan previsto que se mantenga de esta forma por espacio de años, una oficina de las de toda la vida es posible que sea más económica a más largo plazo.
Sí, por ejemplo, manejas información bastante sensible o precisas controlar totalmente el entorno, sí que puede pasar que un espacio compartido te llegue a generar más problemas que ventajas.
En este tipo de casos, las fórmulas como la oficina virtual, alquilar salas puntualmente o incluso tener una oficina propia es posible que sean más adecuadas.
Coworking como parte de una estrategia más amplia
Para bastantes empresas y profesionales, el coworking no es la solución definitiva, sino que es una pieza que se enmarca en una estrategia de trabajo bastante más amplia.
Un consejo para terminar: mejor probar antes de comprometerse
Muchos de los coworkings cuentan con días de prueba, tarifas de introducción o contratos cortos iniciales. Esto es bueno cuando se quiere aprovechar esto para:
- Saber si estás cómodo en el espacio.
- Ver si el nivel de ruido y actividad encaja con la forma de trabajar que tienes.
- Detectar posibles problemas que pueda haber.
Con un par de semanas de pruebas es posible ahorrarse meses de insatisfacción o de estar pagando por un espacio que no te termine de encajar. Piensa que el mejor coworking no es ni el más bonito ni el más caro, sino con el que puedas trabajar mejor, más tranquilamente y con un coste que sea mejor con tu propia realidad.
