Si no estuviéramos pendientes de invertir en tecnología para mejorar el día a día de nuestro negocio, estaríamos de alguna manera dejando de ser competitivos en un mercado que, además, es más competitivo que en ningún otro momento. Por tanto, no quedan más opciones que la de invertir en sistemas y softwares tecnológicos para que podamos hacer más cosas en menos tiempo. Así es como se construye la eficiencia y como es posible reducir los tiempos en los que se desarrollen los procesos que tenemos entre manos. Desde luego, estamos hablando de una de las grandes necesidades que existen a nivel empresarial a día de hoy y es mejor cumplir con ella.
Somos muchos los que hemos pensado que España es un país en el que no hay una apuesta demasiado significativa por la tecnología. Y la verdad es que esto tiene más de estereotipo que de realidad. No decimos que no haya habido momentos en los que hayamos podido estar mejor en este sentido. La realidad es que eso ha pasado pero que esa situación ya no se corresponde con la sociedad que manejamos en la actualidad. Por tanto, lo que tenemos que hacer es continuar invirtiendo en tecnología y haciendo posible todo lo que tenga que ver con el progreso de los negocios y el aumento de su eficiencia.
Para demostrar lo que hemos dicho en el párrafo anterior, voy a ofreceros alguna cifra que sirva como ejemplo de lo que acabo de decir. De acuerdo con la web de Empresa Exterior, España lidera la inversión en tecnología en el sur de Europa con una cifra que alcanza los 1.437 millones de dólares. Son datos de 2024 y que dejan claro lo que somos: uno de los motores tecnológicos del contienente. Y esto es innegable y pone a España en una mejor posición que la que siempre hemos creído que tenía en relación a sus empresas y la tecnología de la que disponen para seguir operando y creciendo.
Pero es que la cosa no acaba ahí ni mucho menos. Según se indica en la página web del diario Expansión, el 85% de las empresas iba a aumentar su inversión en i+d en el año 2025. De hecho, la noticia da un interesante dato más y es que el 25% de las compañías españoles invierte el 10% de sus ingresos anuales en innovación. Esta es la mejor prueba de que hay una concienciación muy grande en las empresas de este país por mejorar todo lo que tenga que ver con su trabajo y convertirlo en algo más eficaz y más eficiente para obtener mayores ingresos y un trabajo que resulte más cómodo y seguro.
Pero cuando hablamos de invertir en tecnología, nos podemos estar refiriendo a un montón de cosas. Todo depende de cómo sea el negocio del que queramos hablar. Si hablamos de una fábrica, lo lógico es que nos refiramos a algo que tenga que ver con maquinaria. Si ofrecemos un servicio, lo que resulta más normal es que la tecnología a la que hagamos referencia esté mucho más relacionada con todo lo que respecta a ordenador y cuestiones similares. Lo cierto es que tecnologías hay muchas y que no todas se van a ajustar al tipo de negocio que somos. Es necesario que encontremos la que mejor se adapte a nuestras necesidades.
¿Cómo puede, por ejemplo, convertirse en algo más eficaz una oficina en términos de facturación y conocimiento de todos los datos de los que se puede disponer en una actividad como esa? Una de las claves para que esto sea posible es contar con un software especializado en la materia. Los chicos de Erp Loop, encargados de diseñar un programa de facturación integral electrónica especialmente diseñado para pequeñas y medianas empresas, nos han dado algunas de las claves que este tipo de empresas ven fundamentales para que ese aumento de la eficacia en la oficina se convierta en una realidad absoluta y los resultados respondan a esa dinámica.
Fichas completas de clientes y proveedores
Si esta información no se encuentra centralizada, es muy fácil que tengamos que estar perdiendo tiempo a diario en todo lo que respecta a la búsqueda de la misma. El correo electrónico es algo que muchas veces puede resultar caótico y creo que todo el mundo estamos de acuerdo en señalar esto. Por tanto, cuanta más organización podáis tener, mucho mejor vais a poder realizar vuestro trabajo. Y el orden es fundamental para alcanzar aquello que llamamos eficiencia y que sin duda nos va a condicionar a la hora de obtener (o no) los resultados que esperamos conseguir con nuestro esfuerzo diario.
Fichas completas de artículos
Al igual que debemos tener organizada la carpeta de clientes que tenemos, resulta conveniente tener también organizados todos los artículos que vendemos o todos los servicios que prestamos. Desde luego, esta es una realidad más que evidente y nos va a permitir conocer exactamente cosas que nos van a decir si un artículo funciona de verdad o no es para tanto. Todo lo que implique tener más datos en relación a cada una de las cosas por las cuales obtenemos unos ingresos está bien y, en efecto, tenemos que hacer todo lo que se encuentre en nuestra mano para intentar que podamos medir nuestra realidad de una manera objetiva y clara.
Flujos de compraventa
En este sentido, hay muchas cosas que pueden ser tenidas en cuenta. Por un lado, podemos registrar las ofertas, los pedidos que recibimos, los albaranes, la generación de las facturas y remesas, la gestión del cobro de las mismas… Además, hacer esto de manera fácil e intuitiva es algo que puede proporcionar al trabajo ese extra de eficiencia del que estamos hablando y no cabe la menor duda de que debemos hacer posible todo lo que tenga que ver con esto para que los datos estén claros y tengamos todos los elementos de juicio necesarios para valorar si estamos haciendo las cosas bien o, por el contrario, hace falta una mejora en algún ámbito.
Multidivisas
Este es un aspecto de lo más importante porque, teniendo en cuenta el mundo globalizado en el que vivimos, es conveniente que tengamos facilidad para trabajar con múltiples divisas. Tened en cuenta que hay un montón de empresas españolas que trabajan, por ejemplo, con China. O con Estados Unidos. O con el Reino Unido. Los tres países tienen monedas diferentes y no por eso tenemos que estar dejando de hacer negocios con ellos o, peor aún, retrasando todo el trabajo que tengamos por el mero hecho de tener que hacer cuentas y más cuentas de manera rudimentaria para conocer cuál es la posición de nuestra moneda con respecto a la de ellos.
Gestión avanzada de ofertas y presupuestos
Para no perdernos en cada uno de los procesos en los que estemos metidos, es idóneo que tengamos en cuenta que un programa de gestión de ofertas y presupuestos es idóneo para conocer en qué estado se encuentra nuestra relación con cada cliente y cada propuesta en concreto. Lo cierto es que esto puede marcar la diferencia porque todo funciona como un crm y no cabe la menor duda de que esto es idóneo para tratar de mejorar el rendimiento de cada uno de los procesos que tenemos entre manos. Y eso es siempre algo que nos va a facilitar mucho las cosas, tal y como hemos contado y como ya muchas personas se han encargado de vivir en su propia experiencia.
Fijaros en todas las cosas de las que hemos hablado a lo largo de este artículo y que van a hacer posible que la gestión del trabajo diario en una oficina sea tan eficiente como se suponía que debía ser para conseguir los objetivos que teníamos marcados al inicio del ejercicio económico. Ni que decir tiene que todo lo que esté relacionado con la tecnología es algo que hay que tener siempre en consideración y que puede constituir la herramienta definitiva, la herramienta que nos permita marcar la diferencia con respecto a la competencia y que nos haga dar el salto al siguiente nivel. Por eso, hay que invertir. Y no contemplar esa inversión en tecnología como un gasto, que es algo que solemos pensar.
En un mundo en el que la tecnología es la que manda, es imposible que podamos obtener ventajas sobre las empresas de nuestro sector si no confiamos en los sistemas y softwares más avanzados del mercado y los que más versatilidad nos proporcionen a la hora de trabajar. Las pequeñas y medianas empresas no tienen elección si quieren tener algo que hacer contra las grandes. Por tanto, conviene no dudar y adaptarnos rápidamente a todo lo que tenga que ver con esa tecnología porque un día perdido significa que nuestra competencia tiene un día más de ventaja sobre nosotros. Y eso sabéis que se nota y mucho. La rapidez y los tiempos constituyen uno de los factores elementales a la hora de competir en el mercado actual.
