La digitalización es una realidad para las empresas. Áreas como la contabilidad y la fiscalidad se encuentran a día de hoy completamente automatizadas. Pero no basta con integrar herramientas informáticas y cibernéticas en el funcionamiento de una empresa. Tienen que estar coordinadas con una estrategia.
En este artículo vamos a hablar de cibernética. El blog JVS Informática señala que esta disciplina está orientada al estudio de los sistemas de comunicación. Al trasvase de información. Aunque lo asociamos directamente con las máquinas, en realidad, abarca también la comunicación entre animales y en las sociedades humanas. Su origen se remonta a los años 40 del siglo pasado, cuando el matemático norteamericano Norbert Wiener comenzó a estudiar la comunicación de los barcos con los faros y los puertos.
De manera inconsciente tendemos a confundir la cibernética con la informática. Un estudio publicado en la plataforma Scribd indica que se trata de dos cosas diferentes. Mientras que la cibernética se centra en el feedback, la retroalimentación y en el diálogo que se establece entre el emisor y el receptor; la informática es una tecnología que se enfoca en el almacenamiento y tratamiento automático de datos. Hoy en día, gran parte de las interacciones cibernéticas que establecemos, las realizamos con herramientas informáticas. Internet, la gran autopista de la información, ha redimensionado el papel de la cibernética.
La cibernética es crucial en la vida de las empresas. Las empresas mantienen una comunicación continua y fluida con proveedores, clientes y con la administración. La tendencia es que esta comunicación se automatice con herramientas digitales.
En este artículo no vamos a hablar de estrategias cibernéticas concretas; sino de la importancia de la cibernética digital para las empresas y de la necesidad de contar con estrategias adecuadas.
Las aplicaciones.
Uno de los saltos cualitativos del auge de internet es el uso de aplicaciones para realizar tareas que se han digitalizado en el funcionamiento de las empresas. Tenemos aplicaciones para hablar a distancia por videoconferencia, para recibir encargos de nuestros clientes, para que los trabajadores fichen, para gestionar el área de recursos humanos, para calcular y pagar los impuestos.
Muchas de estas aplicaciones funcionan online. Esto significa que la empresa no tiene que instalar el programa en sus ordenadores. La información que maneja se almacena en la nube, por lo que no sobrecarga la memoria de los equipos informáticos.
Tenemos aplicaciones de uso libre y aplicaciones de pago. La tendencia que impera en internet, que es el medio en el que operan estas aplicaciones, es la de contar con una versión gratuita, con prestaciones limitadas, y opciones que hay que pagar, que ofrecen un servicio más completo.
La opción gratuita de la aplicación permite llegar a una amplia cantidad de usuarios, les permite probar el producto y familiarizarse con su uso.
Cuando se contrata una de las versiones de pago, el pago se efectúa, por lo general, mediante suscripción. Los usuarios, en este caso las empresas, lo pagan el tiempo que la están utilizando. Pudiendo darse de baja cuando ya no la necesiten.
La flexibilidad es otra de las características de estas aplicaciones. En sus versiones a la venta, ofrecen diferentes planes, con sus respectivos precios, que contienen aquellas prestaciones que se adaptan mejor a las necesidades concretas del usuario.
La cibernética ha desarrollado toda una industria que se dedica al diseño, desarrollo y comercialización de aplicaciones. Cada día salen miles de aplicaciones nuevas a la red. Tenemos aplicaciones casi para cualquier cosa que necesite hacer un particular o una empresa. Una industria que no para de crecer.
Las estrategias marcan la diferencia.
No basta con que una empresa se suscriba a aplicaciones o que utilice herramientas informáticas. Como su propio nombre indica, son herramientas, no son un fin. Todas estas herramientas deben estar coordinadas en una estrategia.
Los profesionales de Crowe nos cuentan que una auditoría y consultoría internacional con más de 5.000 especialistas que asesoran a empresas en todo el mundo en áreas como las finanzas, la fiscalidad y el uso de las nuevas tecnologías, que emplear estrategias cibernéticas marca la diferencia y supone una ventaja con respecto a la competencia.
Toda estrategia persigue unos objetivos, que han de ser cuantificables y medibles. Para alcanzar estos objetivos se ha de seguir una serie de pasos que, a su vez, debemos poder cuantificar. Son los KPI (Key Performance Indicator), indicador de clave de desempeño.
Imaginemos que abrimos una tienda online para vender productos de la empresa por internet. Nos hemos fijado unos objetivos de venta online. Algunos KPI son cuántas personas visitan la tienda, cuántos carritos de compra se abren, cuántas ventas se realizan, cuál es el ticket medio de compra.
Estos KPI nos permitirán ajustar la estrategia y los mecanismos internos para alcanzar los objetivos. Cada KPI nos alerta sobre un punto débil o a mejorar. Así, por ejemplo, si tenemos pocas visitas a la tienda, lo primero que tenemos que hacer es atraer más tráfico. Mejorar el SEO de la página web o invertir en publicidad.
Volviendo a las aplicaciones de las que hemos hablado en el apartado anterior. Una aplicación que se está usando mucho en las empresas últimamente son las aplicaciones de control de horario laboral. Aquellas que utilizan los trabajadores para fichar a la entrada y salida de su puesto de trabajo. El gobierno quiere hacerlas obligatorias. Pero un empresario no debe utilizarlas solo porque lo exige la ley, debe planteárselo como un instrumento para reducir el absentismo laboral. Esta herramienta proporciona una información valiosa que le ayudará a tomar medidas eficaces. Eso es tener una estrategia.
Dirección y gestión de empresas.
La gestión de una empresa es uno de los ámbitos donde la cibernética está más presente. Hoy en día, la dirección se pone en contacto con sus trabajadores utilizando medios cibernéticos: el correo electrónico, la mensajería interna. También lo hace con proveedores, con clientes y efectúa la mayoría de los trámites administrativos de manera online.
El blog de UEMC Business School publica un artículo bastante interesante en el que da consejos sobre el uso de la tecnología en el comercio digital. Estos consejos son completamente aplicables en la gestión de una empresa.
El primero de ellos es el de formarse continuamente. El empresario debe estar al tanto de las nuevas herramientas digitales que van saliendo al mercado y que le pueden ayudar a conquistar sus objetivos. Del mismo modo, cuando se decante por probarlas, debe formar a sus trabajadores en su manejo.
Es importante conectar con comunidades y crear redes de apoyo. Hablar con profesionales o empresarios que están utilizando esas herramientas digitales que quieres probar o que se encuentran inmersos en la misma dinámica que tú, intentar digitalizar la empresa. Existen foros en internet que te pueden resultar útiles y redes sociales como LinkedIn que promueven el contacto entre profesionales.
A la hora de ponerse a trabajar con herramientas digitales, es clave contar con profesionales informáticos que se dediquen a resolver las cuestiones técnicas. Esto se puede hacer teniendo informáticos en plantilla, contratando un servicio externo o aprovechando los servicios técnicos de las plataformas o aplicaciones digitales que estemos usando.
Otra de las recomendaciones que nos hace esta escuela de negocios es empezar a utilizar la tecnología cuanto antes. Hay que perderle el miedo a las herramientas digitales. La destreza en su manejo se adquiere con la práctica.
Marketing digital.
Si atendemos a la definición que hemos dado al principio, el marketing digital es cibernética en estado puro. La cibernética estudia los sistemas de comunicación que establecen un diálogo entre los participantes en busca de un fin. Cada acción en marketing digital pretende generar una respuesta, un feedback.
No se trata, pues, de estar presentes en todas las redes sociales, ni de gastar dinero en publicidad a lo loco, ni de intentar vender en internet a toda costa. La empresa tiene que tener claro cuál es su objetivo en esta área: ganar visibilidad, convertirse en un referente en su sector o aumentar las ventas, que suele ser el más habitual. Y montar una estrategia que lleve a conseguir ese objetivo.
Si de vender estamos hablando, el blog de la página web de Legalitas indica que es fundamental definir bien al cliente ideal. Lo que en marketing se llama el “buyer persona”. Este paso va a determinar en gran medida la estrategia. Tienes que contactar con él y, a partir de cuál es su conciencia y su nivel de urgencia y necesidad con respecto a tu producto, llevarlo a un punto óptimo donde la venta pueda materializarse.
La página web es la base de operaciones de la empresa en internet. Debe ser una web orientada al usuario. Que ofrezca aquello que el internauta necesita cuando la visita. Y que tenga el contenido que le lleve a ganarnos su confianza.
Una estrategia que se utiliza bastante en internet es la captación de leads (contactos) para después trabajarlos con e-mail marketing, mediante el envío de correos electrónicos. El interesado nos pasa sus datos de contacto a cambio de un producto gratuito exclusivo (lead magnet) o simplemente porque desea que lo mantengamos informado de noticias y novedades.
La ciberseguridad.
La ciberseguridad está íntimamente ligada a la cibernética. Preparando este artículo, toda la información que iba buscando por internet sobre la importancia de la cibernética en las empresas me enviaba a webs y artículos sobre ciberseguridad.
No es extraño, puesto que en todas estas acciones de comunicación que se establecen por internet hay un trasvase de datos sensibles que a las empresas y a los particulares les interesa que se queden en un ámbito privado. Proteger estos datos, frente a ataques y filtraciones externas, es de capital importancia para la empresa.
La página web sobre noticias de ciberseguridad We Live Security opina que el éxito de una empresa depende en gran medida de su protección digital. Y es que toda empresa que utilice medios informáticos y que tenga una conexión a internet es susceptible de recibir ciberataques que busquen robarle información valiosa sobre sus clientes o sobre su funcionamiento interno.
Según la Asociación Global de la Industria Tecnológica (GTIA), un 46% de las pymes siguen adjudicándole a la ciberseguridad una importancia moderada, y un 12% de estas empresas solo intervienen en ciberseguridad cuando han recibido un ataque. Por lo que siguen actuando como apagafuegos, en lugar de hacerse con un plan y una estrategia que les blinde frente a posibles amenazas.
Otro de los problemas que tienen los pequeños empresarios es que evalúan las inversiones en ciberseguridad por lo que les va a suponer a su bolsillo y no por el dinero que pueden ahorrar protegiéndose adecuadamente. La empresa británica M&S cifra un ataque de ransomware, un ciberataque que consiste en robar información de un empresa a cambio de cobrar un rescate, en 300 millones de libras. Este es un valor de referencia a tener en cuenta a la hora de diseñar un plan de ciberseguridad.
Aparte de las pérdidas directas que se puedan prevenir, la ciberseguridad mejora la reputación de una empresa y aumenta la confianza que inspira en sus clientes, sus proveedores y en la opinión pública en general. Todos queremos movernos en ambientes seguros, donde nuestros datos personales y económicos estén protegidos. Las empresas no suelen hacer público su presupuesto en ciberseguridad, pero ser objeto de un ciberataque que comprometa la información que maneja, daña su reputación de manera considerable.
Cuando hablamos de cibernética para las empresas, no podemos quedarnos solo en la ciberseguridad. Es una parte importante, pero no la única. Como hemos visto, la cibernética también afecta al marketing, a la dirección de empresas y a un aspecto tan importante como la relación que mantiene la empresa con las administraciones públicas, que en este artículo no hemos tocado, pero que daría para un reportaje monográfico. Por tanto, toda empresa debería tener un plan cibernético integral. Donde se recogieran todas estas áreas y donde estuvieran correctamente interrelacionadas.
En mi opinión, esta es la manera correcta de entender la cibernética en la vida de una empresa. Adoptar otro enfoque implica no aprovechar todo el potencial que nos brinda y, posiblemente, quedarnos desprotegidos en algún aspecto.
